IPM 2015 – Halle 8.1 / Stand A36

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Besuchen Sie uns: Halle 8.1 / Stand A36

vom 27. – 30. Januar 2015 in den Messehallen in Essen.

Wiedereinmal erwarten Sie viele Neuigkeiten.

Lassen Sie sich überraschen.

Damit wir Ihren Besuch an unserem Stand besser koordinieren können freuen wir uns über Ihre Anmeldung, per Telefon (06897-60000), per Fax (06897-600020) oder per eMail (info@puw-gmbh.de).

Digitale Betriebsprüfung (GdPDU-Schnittstelle)

Digitale Betriebsprüfung (GdPDU-Schnittstelle)

Hinter der Abkürzung „GDPdU“ (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) verstecken sich seit 2002 die Anwendungsregelungen zur Umsetzung der Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungssysteme der Unternehmen seitens der Finanzverwaltungen im Rahmen von Betriebsprüfungen. Hierbei sind alle relevanten Geschäftsunterlagen für die Prüfer von Interesse. Der Gesetzgeber schreibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Dokumente wie Jahresberichte, Bilanzen und Buchungsbelege vor. Ab 2007 werden digitale Betriebsprüfungen bundesweit umfassend durchgeführt. Seit einem Jahr wird sehr intensiv digital geprüft, jedoch in jedem Bundesland unterschiedlich. Die Länder Baden-Württemberg und Nordrhein-Westfalen spielen heute eine Vorreiterrolle.

In Zukunft wird an der digitalen Prüfung kein Weg vorbeiführen. Es wird kein Zurück zur analogen Prüfung geben, unter anderem auch, weil sich die digitale Prüfung international durchsetzt.

 

Ablauf einer digitalen Betriebsprüfung

Erste Phase: Steuerprüfer holt Informationen über Struktur der Buchhaltung ein

Als erster Schritt der Steueraußenprüfung wird dem Unternehmen eine Prüfungsanordnung von den zuständigen Finanzbehörden zugeschickt. Diese enthält Anlagen und Fragebögen, die dem Steuerprüfer einen Überblick über die IT-Umgebung im Unternehmen verschaffen sollen. Da in deutschen Betrieben sehr verschiedene und unterschiedlich komplexe IT-Systeme zur Buchhaltung und Warenverwaltung (auch steuerrelevante Vorsysteme) verwendet werden, müssen sich Prüfer erst in den firmeneigenen Aufbau des digitalen Rechnungswesens einarbeiten. Zudem geht es in dem Fragebogen um allgemeine Sachverhalte der steuerrelevanten Prozesse. Darum werden Informationen zur Archivierung und zu organisatorischen Abläufen angefordert.

Die Fragebögen der Finanzbehörden fallen inhaltlich und formal sehr unterschiedlich aus, da die Steuerprüfung vom jeweiligen Bundesland geregelt wird.

Zweite Phase: Zugriff auf die Geschäftsdaten

Der Zugriff auf die Daten kann in drei unterschiedlichen Varianten erfolgen. Möglich sind der unmittelbare, der mittelbare Zugriff oder die Datenträgerüberlassung. Aktuell erfolgen ca. 80 % der Betriebsprüfungen in Form der Datenüberlassung (Z3), in Kleinbuchhaltungen kommt diese fast ausschließlich vor. Dabei werden dem Steuerprüfer vom Unternehmen steuerlich relevante Daten auf einem Datenträger ausgehändigt. Lediglich 20 % der Prüfungen greifen unmittelbar (Z1) oder mittelbar (Z2) mithilfe der unternehmenseigenen Hard- und Software auf die gespeicherten Daten zu.

Abgefragt werden in der Regel Daten über Kreditoren, Debitoren, Sachkonten und Journale, Offene-Postenlisten zum Stichtag, Bilanzen usw. eines oder mehrerer Wirtschaftsjahre. Unter Nutzung der Prüfsoftware IDEA identifizieren die Prüfer Schwerpunkte des Vorgangs und beginnen, die Daten auf Plausibilität zu überprüfen. Erscheint das Unternehmen unauffällig, wird der Prüfer in der Regel zu Beginn das Journal oder die Kontoblattbuchungen in Augenschein nehmen. Dabei werden zuerst alle Soll- und Haben-Buchungen beiden Plausibilitätsroutinen unterzogen. So werden Konten aufsummiert, auffällige Umsätze ermittelt und Rechnungen nach fortlaufenden Nummern untersucht.

Das Unternehmen hat die Daten unverzüglich bereitzustellen. Ein Zeitraum von 2 bis 3 Wochen (in Einzelfällen auch nur eine Woche) bleibt dem Unternehmen, um Daten aufzubereiten, sie auf einen akzeptierten Datenträger zu speichern und sie schließlich dem Prüfer zukommen zu lassen.

Dritte Phase: Nachreichung von Belegen

Schließlich kommt der Betriebsprüfer mit einer Liste von Fragestellungen auf das Unternehmen zurück. Es wird versucht, die Sachverhalte im Gespräch zu klären. Im Zweifel müssen weitere Belege zum Nachweis erbracht werden. Im Zuge letzter Analysen, wie zum Beispiel zum Abgleich von Konten, greift der Prüfer oftmals direkt oder mittelbar mit einem Mitarbeiter des Unternehmens auf das betriebsinterne System zu. Insgesamt kombiniert die Finanzverwaltung somit mehrere Zugriffsmöglichkeiten.

Vor einigen Jahren wurden dem Prüfer die Datenträger einfach ausgehändigt. Heute stellt der Prüfer aufgrund von Verständnisproblemen zahlreiche Fragen zu den Daten und ihrer Anordnung. Wenn der Betriebsprüfer etwas bezüglich der Anordnung der Daten nicht versteht, hat der Steuerpflichtige darauf zu reagieren. Dies wird auch in Zukunft eine große Herausforderung sein. Die Softwarehersteller haben zwar die technischen Voraussetzungen für die Datenextraktion geboten, doch inhaltlich haben sie bis dato sehr wenig bereitgestellt, um die Nachweise im Zweifel erläutern zu können. Das heißt, es gibt keine Dokumentation über Datenmodelle, Ausnahmefälle, Summierungen und Gruppierungen in Datensätzen. Für solche Fälle bietet es sich an, die Prüfsoftware IDEA zu beschaffen, um selbst eine Betriebsprüfung simulieren zu können und zu klären, was im Zweifelsfall vom Unternehmen gefordert werden kann.

 

E 131 Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten von Kassen-Systemen in Österreich

E 131 Maßnahmen zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Daten von Kassen-Systemen in Österreich

Im Rahmen der Kassenrichtlinie 2012 wurden die Rechtsgrundlagen, die bei der Führung von Büchern, Aufzeichnungen und der Losungsermittlung zu beachten sind, näher beschrieben (Details siehe E131)

Bei der Grundaufzeichnung und der Losungsermittlung ist bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensystemen eine Reihe von Vorschriften zu beachten, die an die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit anknüpfen. Die vor Kurzem veröffentlichte Kassenrichtlinie des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) soll vor allem in Hinblick auf die gesetzlichen Änderungen bei den Aufzeichnungs-und Aufbewahrungsfristen und der fortschreitenden technischen Entwicklung Klarheit zur Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen bringen.

Allgemeines. In der Richtlinie werden vom BMF die abgabenrechtlichen Anforderungen an verschiedene Typen von Registrierkassen und Kassensystemen näher beschrieben. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen wird auch dargestellt, welche Grundaufzeichnungen zu führen sind und welche Daten in welcher Form erfasst, aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen.

Ziel der Richtlinie ist es, die Rechtssicherheit für Unternehmer und Kassenanbieter zu erhöhen und auf Basis einer Gleichmäßigkeit der Besteuerung eine einheitliche Verwaltungspraxis zu schaffen.

Tipp. Um im Zuge von zukünftigen Betriebsprüfungen ein böses Erwachen in Form von möglichen Erlösschätzungen durch die Finanz zu vermeiden, soll das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit im Sinne der neuen Verordnung aktualisiert werden.